Longitudinal Followup it

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(B. Pazienti che richiedono una serie di 2 step per determinare se richiedono una lettera di follow-up:)
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Traduzione in corso a cura di Andrea Fraietta
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Traduzione a cura di Andrea Fraietta
== Introduzione ==
== Introduzione ==
Lo scopo di questo progetto è di mantenere costantemente aggiornato il nostro database con le informazioni mediche correnti e lo stato vitale di tutti i pazienti.
Lo scopo di questo progetto è di mantenere costantemente aggiornato il nostro database con le informazioni mediche correnti e lo stato vitale di tutti i pazienti.
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Si tratta di un processo che sarà mantenuto aggiornato con frequenza giornaliera in modo da avare lo stato del follow-up aggiornato nel nostro sistema.  
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Si tratta di un processo che viene mantenuto aggiornato con frequenza giornaliera in modo da avere lo stato del follow-up aggiornato in Caisis.  
Il seguente schema riassume l'intero processo.
Il seguente schema riassume l'intero processo.
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=== NeedLetter1, 2, or 3 ===
=== NeedLetter1, 2, or 3 ===
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NeedLetter1- Patients belonging to this category are those who have had vital status checked by the tumor registry, SSDI in the last 60 days and whose last item in the chronological list is > 14 months (i.e. no data record in the last 14 months). Once the action VitalStatusChecked is entered under the ACtions Tab, Caisis automatically updates the patient’s contact status to NeedLetter1. Three attempts are made at contacting the patient. If the patient hasn’t responded in 90 days (indicated by having no action entered), and the and tumor registry or SSDI hasn’t been checked again, the contact status is automatically updated to NeedVitalStatus (follow same instructions as before). Once their vital status has been checked, their contact status should be changed to NeedLetter2. The same events will occur if the patient still hasn’t responded after 90 days (NeedVitalStatus, then NeedLetter3). Please do not send out letters to patients during the holiday season.
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NeedLetter1- I pazienti che appartengono a questa categoria sono quelli che hanno uno stato vitale controllato sul registro dei tumori e sull'SSDI negli ultimi 60 giorni e la cui ultima informazione cronologia risale a più di 14 mesi fa (ovvero non ci sono registrazioni in Caisis negli ultimi 14 mesi). Dopo che l'azione VitalStatusChecked è stata inserita nella scheda "ACtions", Caisis aggiorna automaticamente lo stato del contatto a NeedLetter1. Vengono fatti 3 tentativi di contatto del paziente. Se il paziente non risponde entro 90 giorni (indicato dal fatto che non sono state inserite azioni), e nè il registro dei tumori nè l'SSDI sono stati ancora controllati, lo stato del contatto viene automaticamente impostato a  NeedVitalStatus (vedi le stesse istruzioni di cui sopra). Una volta che lo stato vitale è stato controllato, lo stato del contatto dovrebbe essere aggiornato a  NeedLetter2. Gli stessi eventi avverranno se il paziente non ancora risposto dopo 90 giorni  (NeedVitalStatus, quindi NeedLetter3). Si invita a non inviare lettere ai pazienti durante periodi di festività.
==== Preparazione del materiale da inviare: ====
==== Preparazione del materiale da inviare: ====
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*Print out cover letter, follow-up questionnaire, and authorization and mailing labels for each patient using Microsoft Access. Explain wizard
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* Stampa delle copertine delle lettere, del questionario di follow-up, delle autorizzazioni e delle etichette per ogni paziente usando Microsoft Access. Vedi wizard
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* The cover letter should have the current physician’s letterhead and correct contact information.
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* La lettera di copertina dovrebbe essere con l'intestazione del medico corrente e con le corrette informazioni di contatto.
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*Include a business reply envelope with the letter and questionnaire.  
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* Allegare una busta per la risposta alla lettera del questionario.  
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*All items should be stuffed in an envelope with the institutional logo.
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* Tutto il materiale dovrebbero essere raccolto in una busta con logo istituzionale.
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1. Correspondence to patients residing outside of US should be by UPS to expedite correspondence
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1. Corrispondenza ai pazienti che risiedono fuori dagli USA dovrebbe essere inviata tramite UPS per velocizzare la consegna
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2. Inform Physician Office Assistants which patients have been sent letters and questionnaires. Inform them who they should refer any calls to about this. In addition, give them a copy of the questionnaire and letter.
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2. Informare gli assistenti del medico ai cui pazienti sono state inviate le lettere e i questionari. Informarli circa il contatto a cui possono riferirsi qualora ricevessero qualche chiamata a proposito di questo. Inoltre fornire loro una copia delle lettera e del questionario.
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3. Any new questionnaires and cover letters must be approved by the responsible physician before being sent out.
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3. Qualsiasi nuovo questionario o lettera di copertina deve essere approvata con il medico responsabile prima di spedirli.
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IV. Receiving letters and questionnaires
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IV. Ricezione di lettere e questionari
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Open LetterReceived wizard.
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Guida all'apertura delle lettere ricevute.
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Page 1-Lists number of letters received, returned to sender, and pending.
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Pag. 1-Statisticha delle lettere ricevute, ritornate al mittente e pendenti.
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Page 2-Instructions for processing the letters as they are received
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Pag. 2-Istruzioni per processare le lettere man mano che vengono ricevute
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Page 3-Instructions for entering data from the questionnaire
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Pag. 3-Istruzioni per l'inserimento dei dati del questionario
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Page 4-Instructions/criteria for changing the patient’s contact status
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Pag. 4-Istruzioni/criteri per modificare lo stato di contatto del paziente a NeedMD_Contact
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NeedMD_Contact
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1) Call the physician’s office and explain that you will be sending an authorization to get medical records for a patient. Ask if they prefer to fax the authorization or send it in the mail. If they prefer sending it by mail, send cover letter to physician along with patient’s signed consent. Alternatively, if a fellow or medical student calls the doctors office, they can get the information over the phone. Copies of the medical records are still needed.
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1) Chiamare l'ufficio del medico e spiegare che si sta per inviare una richiesta di autorizzazione per ottenere informazioni mediche sul paziente. Chiedere se preferiscono un fax o una email per la richiesta di autorizzazione. Se preferiscono la posta  inviare la copertina al medico assieme al consenso firmato. In alternativa, se uno stagista chiama l'ufficio del medico, possono ricevere l'informazione via telefono. Copie delle informazioni mediche sono ancora necessaria.
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2) Once this is done, enter the action MD_Contacted in the actions tab.
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2) Una volta fatto, inseire l'azione MD_Contacted nella scheda "Azioni".
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3) Once the medical records are received, enter the data, or change the patient’s contact status to NeedDataEntry, if the data can’t be entered right away.
+
3) Una volta ricevute le informazioni mediche, inserire i dati, o cambiare lo stato di contatto del paziente a NeedDataEntry, se il dato non può essere inserito.
==== NeedMD_ToCallPt ====
==== NeedMD_ToCallPt ====
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If the patient hasn’t responded after sending three letters, change the patient’s contact status to '''NeedMD_ToCallPt'''-patients who have been in the category '''Letter3_Sent''' and have had no action entered for 6 weeks. MDs (mainly research fellows) will then call the patient to collect a history, physician contact info, and get authorization.
+
Se il paziente non ha risposto dopo l'invio di 3 lettere, cambiare lo stato si contatto del paziente a '''NeedMD_ToCallPt''' - pazienti che sono stati nella catoria '''Letter3_Sent''' e che non hanno avuto alcuna azione inserita nelle ultime 6 settimane. I medici (o i principali ricercatori) chiameranno il paziente per raccogliere la storia, le info di contatto, ed ottenerne l'autorizzazione.
-
The following is a list of pertinent questions to ask a patient if a fellow or medical student calls the patient. These can also be used when they call a patient’s doctor for records:
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Di seguito una lista di domande pertinenti da fare ad un paziente. Si possono usare anche quando si chiama il paziente di un medico.
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## Other treatments since RP?
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## Altri trattamenti dopo RP?
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## Have you had any problems with urination since the surgery (difficulty passing urine; urinary retention) Have you had any treatments for urethral strictures?
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## Ha avuto qualche problema ad urinare dopo l'intervento (difficoltà nel passaggio dell'urina; ritenzione urinaria)? Ha subito trattamenti all'uretra?
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## Have you had any other '''procedures''' for prostate cancer-related problems/urinary dysfunction?
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## Ha subito qualche altra '''procedures''' per i problemi legati alla prostata o alla disfunzione urinaria?
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## Do you wear protective pads for urine loss/incontinence? How many pads do you wear during the day? How many pads do you wear at night? Have you had any treatment for incontinence (AUS)?
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## Utilizza pannolini protettivi per incontinenza/perdita di urina? Quanti ne cambia al giorno? Quanti alla notte? Ha subìto trattamenti per l'incontinenza (AUS)?
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## Do you have any spontaneous erections sufficient for intercourse? Are you capable of intercourse without erectile aids? If you use aids, which aids are you using? If you take Viagra, which dose are you using? Do you use injection therapy or urethral suppositories? Have you had any surgical treatment for impotence (prosthesis)?
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## Ha avuto erezioni spontanee sufficienti per intercourse? E' in grado di intercourse senza aiuti per l'erezione? Se utilizza supporti, quali sta usando? Se prende Viagra, in quale dose? Usa una terapia iniettiva o supporti uretrali? Ha subito trattamenti chirurgici per l'impotenza (protesi)?
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## Follow up lab reports since last records at your site? (total PSA, testosterone, free PSA)
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## Esami di laboratorio successivi al ricovero presso la nostra struttura? (totali PSA, testosterone, free PSA)
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## Are you being followed by a physician; may we have your physician’s address and mail you a permission form to request your records from your physician?
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## E' seguito da un medico? Ci potrebbe fornire i recapiti del suo medico per chiedergli l'autorizzazione e richiedere informazioni mediche che la riguardano?
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## Would you like to be mailed a QOL questionnaire that will ask questions about your general state of health and urologic function since your surgery?
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## Gradirebbe ricevere un questionario via posta con domande sullo stato di salute e sulla funzione urologica dopo l'intervento?
-
# After calling the patient, enter the action '''Patient_WasCalled''' in the actions tab.
+
# Dopo aver chiamato il paziente, inserire l'azione '''Patient_WasCalled''' nella scheda delle azioni.
-
# Enter updated information in the database.
+
# Inserire le informazioni aggiornate nel database.
-
# Change the patient’s contact status to
+
# Cambiare lo stato di contatto del paziente a
-
** '''Current''' if you do not need to contact their physician, and have up to date information.
+
** '''Current''' se non è necessario contattare il medico e se si dispone di informaizoni aggiornate.
-
** '''NeedPtAuthorization''' if you need to send them a Release of Information form to sign.
+
** '''NeedPtAuthorization''' se è necessario inviare un richiesta di informazioni da firmare
-
** '''NeedMD_Contact''' if you need to contact their physician.
+
** '''NeedMD_Contact''' se è necessario contattare il suo medico
==== NeedPtContactInfo ====
==== NeedPtContactInfo ====
-
If a letter gets returned undeliverable, and there is no forwarding address, enter an action, '''ReturnedToSender'''. Then change the patient’s contact status to '''NeedPtContactInfo'''. The following steps can be taken to obtain their contact info. Enter an action after each step is taken.
+
Se una lettera ritorna come non recapitata, e non ci sono ulteriori indirizzi, inserire una azione, '''ReturnedToSender'''. Poi cambiare lo stato di contatto a '''NeedPtContactInfo'''. Possono essere intrapresi i seguenti step per ottenere informazioni di contatto. Inserire una azione dopo ogni step preso.
-
# Call the numbers listed in the database or DMS (patient’s numbers, emergency contact numbers).
+
# Chiamare i numeri elencati nel database (i numeri del paziente o i numeri di emergenza).
-
# Call information (411) to check to see if there are any listings in their area code.
+
# Chiamare il centro informazioni telefoniche (411) per vedere se ci sono dei contatti nella loro area.
-
# Try their physicians listed to see if they have updated contact information.
+
# Provare a contattare i suoi medici per vedere se hanno recapiti aggiornati.
-
# Search the internet.  
+
# Cercare su internet.  
-
# Try your site's Tumor registry to see if they can help. They can give you the last vital status they have for a patient or the last contact information for the patient.  
+
# Provare al registro dei tumori per vedere se possono essere di aiuto. Possono fornire il loro ultimo stato vitale del paziente o il suo ultimo recapito.  
-
# If you obtain updated contact information through any of these steps, update Caisis, enter the action '''AddressUpdated''', and then change the patient’s contact status back to '''NeedLetter1, 2, or 3''', depending on where they are in the process.
+
# Se ottieni una informazione aggiornata attraverso uno di questi tentativi, aggiorna Caisis, inserisci una azione '''AddressUpdated''', e poi ripristina lo stato di contatto a '''NeedLetter1, 2, or 3''', in base a dove ci si trova nel processo.
-
# If no contact information is obtained after all these steps, update the patient’s contact in the database to '''LTF''' “Lost to follow-up”.
+
# Se non sono disponibili nuove contatti aggiorna lo stato di contatto del paziente a '''LTF''' “Lost to follow-up”.
-
 
+
-
==== Ordering Supplies ====
+
-
# Order institutional letterhead and envelopes.
+
-
# Business Reply envelopes are ordered as follows:
+
 +
==== Ordinare le forniture ====
 +
# Ordinare le buste e carte intestate istituzionali.
 +
# Le buste per le risposte sono ordinate come segue:
== Stato del contatto - informazione demografica in Caisis ==
== Stato del contatto - informazione demografica in Caisis ==

Current revision as of 08:09, 15 September 2008


Traduzione a cura di Andrea Fraietta

Contents

Introduzione

Lo scopo di questo progetto è di mantenere costantemente aggiornato il nostro database con le informazioni mediche correnti e lo stato vitale di tutti i pazienti. Si tratta di un processo che viene mantenuto aggiornato con frequenza giornaliera in modo da avere lo stato del follow-up aggiornato in Caisis.

Il seguente schema riassume l'intero processo.

Image:FollowUpProcess_FlowDiagram.jpg

II. Selezionare i pazienti che necessitano di follow-up

Caisis è un database basato su web del Dipartimento di Chirurgia del Memorial Sloan Kettering Cancer Center, di New York, che memorizza le informazioni dei pazienti che vengono visitati. Ogni paziente ha uno stato del contatto che può essere visualizzato in Caisis come mostrato qui sotto. Scegliendo uno stato di contatto dalla lista verranno elencati i pazienti che appartengono a quella categoria. Lo stato di contatto del singolo paziente può essere visualizzato anche dalla scheda "Patient Info" cliccando sulla scheda "Patient Data" dopo aver selezionato il paziente.

Image:PatientLists_ContactStatus.jpg

Image:PatientData_ContactStatus.JPG

**NOTA: QUESTI NON SONO DATI REALI

A. Pazienti che non necessitano di alcun follow-up:

DoNotContactPerPt - Il paziente o la famiglia han richiesto di non essere contattati.

DoNotContactPerMD - Il medico ha richiesto di non contattare il paziente (ad es: per i VIP).

Current - Le informazioni mediche del paziente sono disponibili nel database negli ultimi 14 mesi. I pazienti deceduti rientrano comunque in questa categoria, a meno che i familiari non abbiano richiesto espressamente di non essere contattati. Ogni notte, Caisis considera i pazienti che non hanno avuto aggiornamenti negli ultimi 14 mesi, e li sposta nella categoria NeedVitalStatus, filtrando i pazienti che sono deceduti o che non hanno come reparto primario il tuo.

LTF -Lost to Followup. Paziente che non ha risposto dopo 3 tentativi di invio di un questionario, oppure di cui non siamo in grado di aggiornare lo stato del contatto.

B. Pazienti che richiedono una serie di 2 step per determinare se richiedono una lettera di follow-up:

NeedVitalStatus

Step 1: Pazienti che non hanno subìto aggiornamenti negli ultimi 14 mesi, che non sono deceduti, che non sono in DoNotContactPerMD o DoNotContactPerPt, con chirurgia principale presso la tua struttura, che non sono LTF, e che non hanno lo stato vitale controllato sul registro dei tumori negli ultimi 60 giorni. Il registro dei tumori istituzionale deve essere controllato per vedere se ci sono degli aggiornamenti negli ultimi 14 mesi che non siano stati recepiti in Casis.

Step 2: Controllo dell'SSDI (Social Security Death Index) per i pazienti per cui si è controllato il registro dei tumori, ma non l'SSD negli ultimi 60 giorni. L'SSDI potrebbe fornire informazioni sulla morte per i pazienti deceduti.

1. Cotrollo sul Registro dei Tumori

In molti centri di cancro, il registro dei tumori è responsabile dell'aggiornamento dello stato vitale del paziente. Questa informazione è memorizzata presso il tuo EMR (electronic medical record). Controllare il registro dei tumori implica consultare gli aggiornamenti dello stato vitale presso l'EMR e ogni altra informazione sul paziente che non sia stata recepita in Caisis. Ricerca dello stato vitale dei pazienti e di ogni recente informazione medica.

a. Inserimento di informazioni mediche in Caisis

i. Stato vitale - Se il paziente è morto, inserire la data di morte e la causa del decesso nella scheda "Patient Info", e aggiornare lo stato di contatto del paziente a “Current”. Se ci sono nuove informazioni che indicano che il paziente è ancora in vita, inserire questi dati e impostare lo stato a “ALIVE.”

ii. Informazioni mediche - Se si riscontra che alcune informaizoni mediche non sono state recepite in Caisis, inserirle nella appropriate schede del database, e rivalutare se è il caso di aggiornare o no lo stato vitale a “Current.”

2. Controllo presso l'SSDI

a. Per accedere all'SSDI, cliccare sui link del SSDI. Se non hai pratica con SSDI, puoi cliccare sui suggerimenti SSDI. Una ricerca generica richiede come chiavi di accesso il cognome, il numer o del social security e la data di nascita. Se il paziente è deceduto, inserisci in Caisis la data del decesso e la causa nella scheda "Patient Info".

b. Inserisci nella scheda "Actions", “VitalStatusChecked” dopo aver completato gli step 1 e 2.

c. Notifica il registro dei tumori se il paziente è deceduto

NeedLetter1, 2, or 3

NeedLetter1- I pazienti che appartengono a questa categoria sono quelli che hanno uno stato vitale controllato sul registro dei tumori e sull'SSDI negli ultimi 60 giorni e la cui ultima informazione cronologia risale a più di 14 mesi fa (ovvero non ci sono registrazioni in Caisis negli ultimi 14 mesi). Dopo che l'azione VitalStatusChecked è stata inserita nella scheda "ACtions", Caisis aggiorna automaticamente lo stato del contatto a NeedLetter1. Vengono fatti 3 tentativi di contatto del paziente. Se il paziente non risponde entro 90 giorni (indicato dal fatto che non sono state inserite azioni), e nè il registro dei tumori nè l'SSDI sono stati ancora controllati, lo stato del contatto viene automaticamente impostato a NeedVitalStatus (vedi le stesse istruzioni di cui sopra). Una volta che lo stato vitale è stato controllato, lo stato del contatto dovrebbe essere aggiornato a NeedLetter2. Gli stessi eventi avverranno se il paziente non ancora risposto dopo 90 giorni (NeedVitalStatus, quindi NeedLetter3). Si invita a non inviare lettere ai pazienti durante periodi di festività.

Preparazione del materiale da inviare:

  • Stampa delle copertine delle lettere, del questionario di follow-up, delle autorizzazioni e delle etichette per ogni paziente usando Microsoft Access. Vedi wizard
  • La lettera di copertina dovrebbe essere con l'intestazione del medico corrente e con le corrette informazioni di contatto.
  • Allegare una busta per la risposta alla lettera del questionario.
  • Tutto il materiale dovrebbero essere raccolto in una busta con logo istituzionale.


1. Corrispondenza ai pazienti che risiedono fuori dagli USA dovrebbe essere inviata tramite UPS per velocizzare la consegna

2. Informare gli assistenti del medico ai cui pazienti sono state inviate le lettere e i questionari. Informarli circa il contatto a cui possono riferirsi qualora ricevessero qualche chiamata a proposito di questo. Inoltre fornire loro una copia delle lettera e del questionario.

3. Qualsiasi nuovo questionario o lettera di copertina deve essere approvata con il medico responsabile prima di spedirli.

IV. Ricezione di lettere e questionari

Guida all'apertura delle lettere ricevute. Pag. 1-Statisticha delle lettere ricevute, ritornate al mittente e pendenti. Pag. 2-Istruzioni per processare le lettere man mano che vengono ricevute Pag. 3-Istruzioni per l'inserimento dei dati del questionario Pag. 4-Istruzioni/criteri per modificare lo stato di contatto del paziente a NeedMD_Contact

1) Chiamare l'ufficio del medico e spiegare che si sta per inviare una richiesta di autorizzazione per ottenere informazioni mediche sul paziente. Chiedere se preferiscono un fax o una email per la richiesta di autorizzazione. Se preferiscono la posta inviare la copertina al medico assieme al consenso firmato. In alternativa, se uno stagista chiama l'ufficio del medico, possono ricevere l'informazione via telefono. Copie delle informazioni mediche sono ancora necessaria. 2) Una volta fatto, inseire l'azione MD_Contacted nella scheda "Azioni". 3) Una volta ricevute le informazioni mediche, inserire i dati, o cambiare lo stato di contatto del paziente a NeedDataEntry, se il dato non può essere inserito.

NeedMD_ToCallPt

Se il paziente non ha risposto dopo l'invio di 3 lettere, cambiare lo stato si contatto del paziente a NeedMD_ToCallPt - pazienti che sono stati nella catoria Letter3_Sent e che non hanno avuto alcuna azione inserita nelle ultime 6 settimane. I medici (o i principali ricercatori) chiameranno il paziente per raccogliere la storia, le info di contatto, ed ottenerne l'autorizzazione.

Di seguito una lista di domande pertinenti da fare ad un paziente. Si possono usare anche quando si chiama il paziente di un medico.

    1. Altri trattamenti dopo RP?
    2. Ha avuto qualche problema ad urinare dopo l'intervento (difficoltà nel passaggio dell'urina; ritenzione urinaria)? Ha subito trattamenti all'uretra?
    3. Ha subito qualche altra procedures per i problemi legati alla prostata o alla disfunzione urinaria?
    4. Utilizza pannolini protettivi per incontinenza/perdita di urina? Quanti ne cambia al giorno? Quanti alla notte? Ha subìto trattamenti per l'incontinenza (AUS)?
    5. Ha avuto erezioni spontanee sufficienti per intercourse? E' in grado di intercourse senza aiuti per l'erezione? Se utilizza supporti, quali sta usando? Se prende Viagra, in quale dose? Usa una terapia iniettiva o supporti uretrali? Ha subito trattamenti chirurgici per l'impotenza (protesi)?
    6. Esami di laboratorio successivi al ricovero presso la nostra struttura? (totali PSA, testosterone, free PSA)
    7. E' seguito da un medico? Ci potrebbe fornire i recapiti del suo medico per chiedergli l'autorizzazione e richiedere informazioni mediche che la riguardano?
    8. Gradirebbe ricevere un questionario via posta con domande sullo stato di salute e sulla funzione urologica dopo l'intervento?
  1. Dopo aver chiamato il paziente, inserire l'azione Patient_WasCalled nella scheda delle azioni.
  2. Inserire le informazioni aggiornate nel database.
  3. Cambiare lo stato di contatto del paziente a
    • Current se non è necessario contattare il medico e se si dispone di informaizoni aggiornate.
    • NeedPtAuthorization se è necessario inviare un richiesta di informazioni da firmare
    • NeedMD_Contact se è necessario contattare il suo medico

NeedPtContactInfo

Se una lettera ritorna come non recapitata, e non ci sono ulteriori indirizzi, inserire una azione, ReturnedToSender. Poi cambiare lo stato di contatto a NeedPtContactInfo. Possono essere intrapresi i seguenti step per ottenere informazioni di contatto. Inserire una azione dopo ogni step preso.

  1. Chiamare i numeri elencati nel database (i numeri del paziente o i numeri di emergenza).
  2. Chiamare il centro informazioni telefoniche (411) per vedere se ci sono dei contatti nella loro area.
  3. Provare a contattare i suoi medici per vedere se hanno recapiti aggiornati.
  4. Cercare su internet.
  5. Provare al registro dei tumori per vedere se possono essere di aiuto. Possono fornire il loro ultimo stato vitale del paziente o il suo ultimo recapito.
  6. Se ottieni una informazione aggiornata attraverso uno di questi tentativi, aggiorna Caisis, inserisci una azione AddressUpdated, e poi ripristina lo stato di contatto a NeedLetter1, 2, or 3, in base a dove ci si trova nel processo.
  7. Se non sono disponibili nuove contatti aggiorna lo stato di contatto del paziente a LTF “Lost to follow-up”.

Ordinare le forniture

  1. Ordinare le buste e carte intestate istituzionali.
  2. Le buste per le risposte sono ordinate come segue:

Stato del contatto - informazione demografica in Caisis

PtContactStatus azione/dato determinante
Current CaseReviewed
DoNotContactPerMD
DoNotContactPerPt DataReceived
Letter1_Sent  
Letter2_Sent Letter2_Sent
Letter3_Sent Letter3_Sent
LostToFollowup PtWebSearched
MD_Contacted MD_Contacted
NeedDataEntry DataEntered
NeedLetter1 Letter1_Sent
NeedLetter2 SentToCDB
NeedLetter3 SentToEMR
NeedMD_Contact VitalStatusChecked
NeedMD_ToCall PtWasCalled
NeedPtAuthorization  
NeedPtContactInfo PtContactInfoUpdated
NeedVitalStatus LetterReturnedToSender

Trigger sulla tabella "Actions"

Ogni volta che un utente modifica o inserisce un record nella tabella "Actions" (Risposta immediata- Dovrebbe rimanere simplice o quanto più semplice)

UPDATE Patients SET PtContactStatus = CASE WHEN i.ActionItem = 'VitalStatusChecked' AND PtContactStatus = 'NeedVitalStatus' THEN 'Current' WHEN i.ActionItem = 'Letter1_Sent' AND PtContactStatus = 'NeedLetter1' THEN 'Letter1_Sent' WHEN i.ActionItem = 'Letter2_Sent' AND PtContactStatus = 'NeedLetter2' THEN 'Letter2_Sent' WHEN i.ActionItem = 'Letter3_Sent' AND PtContactStatus = 'NeedLetter3' THEN 'Letter3_Sent' WHEN i.ActionItem = 'LetterReturnedToSender' AND PtContactStatus LIKE 'Letter[1-3]%Sent' THEN 'NeedPtContactInfo' WHEN i.ActionItem = 'MD_Contacted' AND PtContactStatus = 'NeedMD_Contact' THEN 'MD_Contacted' WHEN i.ActionItem = 'PtWasCalled' AND PtContactStatus = 'NeedMD_ToCallPt' THEN 'Current' WHEN i.ActionItem = 'DataReceived' AND PtContactStatus IN ('Letter1_Sent','Letter2_Sent','Letter3_Sent','MD_Contacted') THEN 'NeedDataEntry' WHEN i.ActionItem = 'DataReceived' AND PtContactStatus = 'NeedPtAuthorization' THEN 'NeedMD_Contact' WHEN i.ActionItem = 'DataEntered' AND PtContactStatus = 'NeedDataEntry' THEN 'Current' WHEN i.ActionItem = 'PtContactInfoUpdated' AND PtContactStatus = 'NeedPtContactInfo' THEN 'Current' END FROM Patients INNER JOIN Inserted i ON Patients.PatientId = i.PatientId WHERE PtContactStatus <> CASE WHEN i.ActionItem = 'VitalStatusChecked' AND PtContactStatus = 'NeedVitalStatus' THEN 'Current' WHEN i.ActionItem = 'Letter1_Sent' AND PtContactStatus = 'NeedLetter1' THEN 'Letter1_Sent' WHEN i.ActionItem = 'Letter2_Sent' AND PtContactStatus = 'NeedLetter2' THEN 'Letter2_Sent' WHEN i.ActionItem = 'Letter3_Sent' AND PtContactStatus = 'NeedLetter3' THEN 'Letter3_Sent' WHEN i.ActionItem = 'LetterReturnedToSender' AND PtContactStatus LIKE 'Letter[1-3]%Sent' THEN 'NeedPtContactInfo' WHEN i.ActionItem = 'MD_Contacted' AND PtContactStatus = 'NeedMD_Contact' THEN 'MD_Contacted' WHEN i.ActionItem = 'PtWasCalled' AND PtContactStatus = 'NeedMD_ToCallPt' THEN 'Current' WHEN i.ActionItem = 'DataReceived' AND PtContactStatus IN ('Letter1_Sent','Letter2_Sent','Letter3_Sent','MD_Contacted') THEN 'NeedDataEntry' WHEN i.ActionItem = 'DataReceived' AND PtContactStatus = 'NeedPtAuthorization' THEN 'NeedMD_Contact' WHEN i.ActionItem = 'DataEntered' AND PtContactStatus = 'NeedDataEntry' THEN 'Current' WHEN i.ActionItem = 'PtContactInfoUpdated' AND PtContactStatus = 'NeedPtContactInfo' THEN 'Current' END

Job notturno (Risposta ritardata, può essere completta)

CREATE PROCEDURE dbo.spFollowupUpdatePtContactStatus AS BEGIN TRANSACTION --Change to current if null UPDATE Patients SET PtContactStatus = 'Current' WHERE PtContactStatus = '0' OR PtContactStatus IS NULL /* If they are Current and (no data in the last 14 months or dead) and (vital status has not been checked in the last 60 days) then change to NeedVitalStatus

  • /

UPDATE Patients SET PtContactStatus = 'NeedVitalStatus' FROM Patients LEFT OUTER JOIN FJ_CurrentDataView ON Patients.PatientId = FJ_CurrentDataView.PatientId LEFT OUTER JOIN FJ_VitalStatusCheckedView ON Patients.PatientId = FJ_VitalStatusCheckedView.PatientId WHERE PtContactStatus = 'Current' AND FJ_CurrentDataView.PatientId IS NULL AND FJ_VitalStatusCheckedView.PatientId IS NULL /* If they are Current and (no data in the last 14 months or dead) and (vital status has been checked in the last 60 days) then change to next letter/contact, If the last LetterX_Sent was more than 90 days ago then move to NeedLetter1 so can restart the process */ UPDATE Patients SET PtContactStatus =CASE WHEN LastLetterSent IS NULL THEN 'NeedLetter1' WHEN LastLetterSent LIKE 'Letter1%Sent' THEN 'NeedLetter2' WHEN LastLetterSent LIKE 'Letter2%Sent' THEN 'NeedLetter3' WHEN LastLetterSent LIKE 'Letter3%Sent' THEN 'NeedPtContactInfo' END FROM Patients LEFT OUTER JOIN FJ_CurrentDataView ON Patients.PatientId = FJ_CurrentDataView.PatientId INNER JOIN FJ_VitalStatusCheckedView ON Patients.PatientId = FJ_VitalStatusCheckedView.PatientId LEFT OUTER JOIN FJ_LastLetterSentView ON Patients.PatientId = FJ_LastLetterSentView.PatientId WHERE PtContactStatus = 'Current' AND FJ_CurrentDataView.PatientId IS NULL /* If they are LetterX_Sent or NeedLetterX or NeedVitalStatus and (no LetterX_Sent in the last 90 days) and (have data in the last 14 months or dead) change to Current */ UPDATE Patients SET PtContactStatus = 'Current' FROM Patients INNER JOIN FJ_CurrentDataView ON Patients.PatientId = FJ_CurrentDataView.PatientId LEFT OUTER JOIN FJ_RecentLetterSentView ON Patients.PatientId = FJ_RecentLetterSentView.PatientId WHERE (PtContactStatus LIKE 'Letter[1-3]%Sent' OR PtContactStatus LIKE 'NeedLetter[1-3]' OR PtContactStatus = 'NeedVitalStatus') AND FJ_RecentLetterSentView.PatientId IS NULL /* If they are LetterX_Sent only and (no LetterX_Sent in the last 90 days) and (no data in the last 14 months or dead) and (vital status has not been checked in the last 60 days) change to NeedVitalStatus

  • /

UPDATE Patients SET PtContactStatus = 'NeedVitalStatus' FROM Patients LEFT OUTER JOIN FJ_CurrentDataView ON Patients.PatientId = FJ_CurrentDataView.PatientId LEFT OUTER JOIN FJ_RecentLetterSentView ON Patients.PatientId = FJ_RecentLetterSentView.PatientId LEFT OUTER JOIN FJ_VitalStatusCheckedView ON Patients.PatientId = FJ_VitalStatusCheckedView.PatientId WHERE PtContactStatus LIKE 'Letter[1-3]%Sent' AND FJ_CurrentDataView.PatientId IS NULL AND FJ_RecentLetterSentView.PatientId IS NULL AND FJ_VitalStatusCheckedView.PatientId IS NULL /* If they are LetterX_Sent and (no LetterX_Sent in the last 90 days) and (no data in the last 14 months or dead) and (vital status has been checked in the last 60 days) then change to next letter/contact */ UPDATE Patients SET PtContactStatus =CASE WHEN PtContactStatus LIKE 'Letter1%Sent' THEN 'NeedLetter2' WHEN PtContactStatus LIKE 'Letter2%Sent' THEN 'NeedLetter3' WHEN PtContactStatus LIKE 'Letter3%Sent' THEN 'NeedPtContactInfo' END FROM Patients LEFT OUTER JOIN FJ_CurrentDataView ON Patients.PatientId = FJ_CurrentDataView.PatientId LEFT OUTER JOIN FJ_RecentLetterSentView ON Patients.PatientId = FJ_RecentLetterSentView.PatientId INNER JOIN FJ_VitalStatusCheckedView ON Patients.PatientId = FJ_VitalStatusCheckedView.PatientId WHERE PtContactStatus LIKE 'Letter[1-3]%Sent' AND FJ_CurrentDataView.PatientId IS NULL AND FJ_RecentLetterSentView.PatientId IS NULL /* If patient is dead change ContactStatus to Current but only if ContactStatus is not already Current and ContactStatus NOT LIKE '%DoNotContact%'

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UPDATE Patients SET PtContactStatus = 'Current' FROM Patients WHERE (PtContactStatus <> 'Current' AND PtContactStatus NOT LIKE '%DoNotContact%') AND (PtDeathDateText IS NOT NULL) COMMIT TRANSACTION GO


Queries utilizzate dal job notturno

CREATE VIEW dbo.FJ_CurrentDataView AS --Not all tables are represented here Includes deceased patients SELECT a.PatientId AS PatientId FROM ( SELECT BxDate AS SortDate, 'Biopsies' AS TableName, PatientId FROM Biopsies WHERE BxDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT BxDate AS SortDate, 'BiopsiesProstate' AS TableName, PatientId FROM BiopsiesProstate WHERE BxDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT ClinStageDate, 'ClinicalStages', PatientId FROM ClinicalStages WHERE ClinStageDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT DxDate, 'Diagnostics', PatientId FROM Diagnostics WHERE DxDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT LabDate, 'LabTests', PatientId FROM LabTests WHERE LabDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT MedTxDate, 'MedicalTherapy', PatientId FROM MedicalTherapy WHERE MedTxDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT OpDate, 'Procedures', PatientId FROM Procedures WHERE OpDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT SurgDate, 'Surgery', PatientId FROM Surgeries WHERE SurgDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT EndoDate, 'Endoscopy', PatientId FROM ProcEndoscopies WHERE EndoDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT CytoDate, 'Cytology', PatientId FROM Cytologies WHERE CytoDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT BrachyDate, 'BrachyTherapy', PatientId FROM BrachyTherapy WHERE BrachyDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT RadTxDate, 'RadiationTherapy', PatientId FROM RadiationTherapy WHERE RadTxDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT StatusDate, 'Status', PatientId FROM Status WHERE StatusDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT PtProtocolStatusDate, 'Protocols', PatientId FROM PatientProtocols INNER JOIN PatientProtocolStatus ON PatientProtocolStatus.PatientProtocolId = PatientProtocols.PatientProtocolId WHERE PtProtocolStatusDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT EncDate, 'Encounters', PatientId FROM Encounters WHERE EncDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) UNION SELECT SurveyDate, 'Surveys', PatientId FROM Surveys WHERE SurveyDate > DATEADD(m,-14,GETDATE()) --Add in deceased patients classified as having a DeathDateText UNION SELECT PtDeathDate, 'Patients',PatientId FROM Patients WHERE (PtDeathDateText IS NOT NULL) ) AS a GROUP BY a.PatientId CREATE VIEW dbo.FJ_VitalStatusCheckedView AS SELECT DISTINCT PatientId FROM Actions WHERE ActionItem = 'VitalStatusChecked' AND ActionDate >= DATEADD(d, - 60, GETDATE()) CREATE VIEW dbo.FJ_LastLetterSentView AS SELECT Actions.PatientId AS PatientId, ActionItem AS LastLetterSent FROM ( SELECT MAX(ActionDate) AS LastLetterDate, PatientId FROM Actions WHERE (ActionItem LIKE 'Letter[1-3]%Sent') AND ActionDate >= DATEADD(d, - 90, GETDATE()) GROUP BY PatientId ) AS a INNER JOIN Actions ON a.PatientId = Actions.PatientId AND a.LastLetterDate = Actions.ActionDate WHERE (ActionItem LIKE 'Letter[1-3]%Sent') CREATE VIEW dbo.FJ_RecentLetterSentView AS SELECT DISTINCT PatientId FROM Actions WHERE ActionItem LIKE 'Letter[1-3]%Sent' AND ActionDate >= DATEADD(d, - 90, GETDATE())

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